Blog: Utilizzare in modo efficace la gestione dei contratti in SharePoint e M365!
14.07.2022 | Sviluppo Software
La gestione dei contratti con Excel è una pratica comune. Tuttavia, Microsoft SharePoint e Microsoft 365 offrono un’alternativa migliore.
SharePoint è una soluzione di collaborazione sofisticata che viene utilizzata per la gestione dei processi, la collaborazione tra gruppi o portali e anche per la gestione dei contenuti web. Il suo utilizzo nelle aziende è altrettanto versatile. Ergo, SharePoint e Microsoft 365 sono utilizzati in molte aziende come piattaforma per supportare l’implementazione di varie strategie di digitalizzazione.
Perché i contratti dovrebbero essere gestiti digitalmente con SharePoint e non con un “modello di gestione dei contratti in Excel”.
Tante aziende usano Excel per la gestione dei contratti. Tuttavia, se la vostra organizzazione utilizza già – o vuole utilizzare – SharePoint o Microsoft 365, allora ha senso mappare la gestione dei contratti anche su questa base. Dopo tutto, l’utilizzo di un software di gestione dei contratti non è vantaggioso solo per gli utenti, ma anche per l’IT.
La gestione dei contratti in SharePoint e Microsoft 365 rappresenta un’ulteriore possibile fase di espansione. Con una soluzione professionale, i contratti possono essere archiviati e collegati in modo intelligente in SharePoint.
Ad esempio, possono esistere file di contratto e file di progetto. Invece di dover archiviare un documento più volte nell’unità di rete, come avveniva in precedenza, i contratti possono ora essere collegati e resi accessibili all’interno del file di progetto. In un altro esempio, l’utente potrebbe passare dal contratto con il fornitore direttamente al file del fornitore.
I contratti sono spesso ad alta intensità di coordinamento. Richiedono approvazioni in vari punti dell’azienda o un lavoro congiunto sui documenti. L’uso di SharePoint comporta un’integrazione molto stretta con applicazioni come Word. Ciò significa che gli utenti possono lavorare sui documenti contrattuali in parallelo in un ambiente familiare.
Ci sono anche vantaggi per l’IT: Se si può utilizzare una piattaforma centrale invece di molti prodotti singoli, il know-how del reparto IT nell’area della piattaforma strategica SharePoint cresce costantemente. I costi di formazione e manutenzione sono quindi inferiori.
Elenco di sintesi dei contratti in SharePoint VS una soluzione di gestione dei contratti completamente completa
Grazie agli elenchi e alle librerie di documenti basati sul web, SharePoint offre già di base le funzionalità essenziali per la gestione dei contratti. Queste funzioni vengono utilizzate per mantenere le proprietà dei contratti, in modo simile a un elenco centrale di Excel. Inoltre, i documenti possono essere archiviati in librerie di documenti.
Tuttavia, questo modo di lavorare può causare alcuni problemi noti nella gestione dei contratti.
Alcuni di questi svantaggi sono:
- Mancanza di un calcolo della data di scadenza per i contratti in corso.
- Nessuna funzione di promemoria automatica per le date di scadenza.
- L’elenco centrale dei contratti non è accessibile a tutti a causa delle autorizzazioni.
- Costi, note, compiti e scadenze di un contratto non sono visibili a colpo d’occhio, ma devono essere estratti dai singoli documenti.
- Tutti i documenti devono essere collegati manualmente, il che in pratica comporta un enorme sforzo e quindi dati incoerenti.
- I report grafici sono difficili da rappresentare.
Il passaggio da un “modello Excel” a una soluzione di gestione dei contratti completa.
Il monitoraggio delle scadenze è una componente di base integrale di qualsiasi soluzione. Inoltre, la visualizzazione dei contratti per gli utenti finali è realizzata all’interno di un’interfaccia utente graficamente ottimizzata. Su di esso l’utente ha la possibilità di richiamare diverse funzionalità.
Esempi di funzionalità che un utente richiama nell’interfaccia di gestione dei contratti di SharePoint:
- Manutenzione centralizzata di metadati descrittivi, come il numero di immatricolazione di un contratto di leasing.
- Manutenzione centralizzata di note, compiti e scadenze
- Rinnovo o risoluzione dei contratti e navigazione tra contratti
- Archiviazione o creazione di nuovi documenti
Inoltre, una soluzione di gestione dei contratti dovrebbe offrire ulteriori possibilità:
- Visione olistica a 360° di tutti i documenti e le informazioni relative a un contratto.
- Interfacce di ricerca semplici per trovare rapidamente contratti e informazioni.
- Flussi di lavoro.
- Fornitura automatica di template di documenti contrattuali ai fornitori.
- Lavorare con i modelli di contratto.
- Integrazione con MS Outlook per archiviare le e-mail relative ai contratti tramite drag & drop.
- Possibilità di scannerizzare i contratti cartacei per aggiungerli a un file di contratti.
- Capacità di creare rapporti chiari.
Le soluzioni di gestione dei contratti basate su SharePoint integrano le funzionalità che SharePoint risolve già particolarmente bene (ad esempio, la gestione delle versioni o l’elaborazione simultanea dei documenti). SharePoint viene integrato in modo mirato con le funzioni e le specialità mancanti, rilevanti per la gestione semplice e sicura dei contratti in azienda.
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Se avete altre domande in merito alla gestione digitale dei contratti siamo a vostra disposizione:
Fonte: d.velop blog, 11.04.2022, Autore Tobias Woizenko, “So sieht ein erfolgreicher Salesforce Sales Prozess aus!”
