Blog: Salesforce Collaboration efficace con un sistema di gestione documentale (DMS)

Salesforce spesso è il sistema principale nelle aziende e viene utilizzato in varie aree di business: Che si tratti di vendite, servizi o marketing, i processi sono mappati tramite Salesforce. Tuttavia, la creazione e la gestione dei documenti associati spesso avviene in un ambito informatico sparso. Di conseguenza, i documenti sono archiviati in diversi sistemi e non sono disponibili centralmente per tutti i dipendenti. Tuttavia, affinché i processi rilevanti per il business funzionino efficacemente, tutti i dipartimenti devono avere accesso ai documenti appropriati. Di conseguenza, l’ambito standard di Salesforce Collaboration è spesso insufficiente. Nell’articolo scoprite esattamente com’è l’ambito standard e perché l’introduzione di un DMS offre opportunità di collaborazione di successo con Salesforce.

Features dei documenti in Salesforce

Se siete interessati alla gestione dei documenti in Salesforce, vale la pena dare un’occhiata alle caratteristiche già incluse nella versione standard, con l’aiuto delle quali i documenti possono essere gestiti e la collaborazione deve essere resa possibile:

Files Home: sotto “File Home”, i documenti personali possono essere caricati e condivisi con i membri del team.

Salesforce CRM Content: permette la creazione e la condivisione di vari documenti da modelli. I documenti possono essere condivisi all’interno del team e all’esterno.

Salesforce Knowledge: Qui si condividono articoli che servono al trasferimento delle conoscenze. Gli articoli possono essere divisi in diverse categorie e resi disponibili sia internamente che esternamente.

Document Tab: Loghi ecc. (Visualforce) possono essere memorizzati qui.

Attachments: questa funzionalità offre la possibilità di aggiungere file a diversi tipi di dati (contratti/offerte) come allegati.

Ulteriori metadati possono essere aggiunti ai documenti archiviati nelle varie categorie dopo l’archiviazione per migliorare il recupero tramite la ricerca globale. Le funzionalità DMS appropriate, d’altra parte, come la ricerca full-text o la ricerca basata sugli attributi non sono possibili. I flussi di lavoro basati su documenti, come i processi di approvazione per le fatture in entrata, non possono essere mappati nemmeno in Salesforce e possono essere creati solo in modo macchinoso tramite il Process Builder o Flows come logica separata.

Come posso gestire i file che sono stati salvati o creati in Salesforce?

Una volta che un documento è stato salvato in Salesforce, le opzioni per un’ulteriore elaborazione sono molto limitate:

Viewer: Il visualizzatore mostra un’anteprima del documento, funzioni estese come lo zoom non esistono.

Download: I file possono essere scaricati.

Share: I documenti possono essere condivisi all’interno dell’organizzazione

Public Link: Generando un link pubblico, anche le persone esterne possono accedere ai documenti.

Upload new Version: gli utenti possono caricare una nuova versione del documento.

File details: Metadati aggiuntivi possono essere aggiunti al documento (titolo e descrizione sono quelli predefiniti):

Come vengono archiviati i documenti in Salesforce?

Ultimo ma non meno importante, lo stoccaggio è anche un problema nel mondo Salesforce. Anche se ogni organizzazione e ogni utente ricevono un volume di memoria incluso, diventa costoso quando questa memoria inclusa è esaurita. Per includere un’archiviazione aggiuntiva al di fuori di Salesforce, Salesforce fornisce il “Salesforce Files Connect”. Questo permette di integrare e utilizzare il cloud storage come OneDrive, Box o Google Drive. Tuttavia, questo strumento ha alcune limitazioni: I file possono essere condivisi e appuntati con i colleghi solo tramite la funzione Chatter.

A prima vista, le funzioni sembrano diverse. Tuttavia, questi non sono sufficienti per lavorare davvero in modo collaborativo con i documenti di tutta l’azienda.

Vantaggi di un sistema di gestione dei documenti per Salesforce

L’introduzione di un DMS come d.velop documents in combinazione con una completa integrazione di Salesforce può aiutare a rendere tutti i documenti relativi ai clienti disponibili ai dipendenti con l’autorizzazione appropriata. Inoltre, un DMS con integrazione nell’ambiente Salesforce offre ulteriori vantaggi.

1. Struttura unica di cartelle (digitali) e ricerca dipendente dai metadati:

Ogni dipendente può trovare tutte le informazioni rilevanti in qualsiasi momento.

2. Funzioni di ricerca avanzate:

Oltre al nome del file, il DMS cerca anche i metadati, gli attributi e l’intero testo! Questo è reso possibile dal riconoscimento del testo completo OCR incluso.

3. Integrazione Microsoft Office:

Documenti possono essere modificati direttamente da Salesforce nelle applicazioni Office.

4. Sempre e ovunque la versione corrente di un documenti:

Tutti i dipendenti possono lavorare su uno stesso documento – indipendentemente dal fatto che sia in Salesforce o direttamente nel DMS.

5. Il deposito rimane la scelta dell’azienda:

Sia che d.velop documents venga usato nel cloud, on premise o in una versione ibrida – la scelta è vostra e il sistema può essere impostato secondo i vostri desideri.

d.velop documents for Salesforce è adatto a me?

Prima di tutto, si pone la questione di cosa si vuole ottenere con un DMS per Salesforce. I file e i documenti esistenti devono essere archiviati solo in un altro luogo per ridurre i costi di archiviazione presso Salesforce? Allora le app di archiviazione esterna di vari fornitori sono probabilmente la soluzione migliore e completamente sufficiente.

Scegliere il giusto DMS per Salesforce

Tuttavia, se i documenti esistenti nell’azienda devono essere organizzati in modo ragionevole, resi disponibili a tutti i dipendenti a livello aziendale e devono essere utilizzate le funzionalità DMS/ECM corrispondenti, allora potrebbe valere la pena dare un’occhiata a d.velop documents for Salesforce. Per prendere una decisione, le seguenti domande possono essere rilevanti:

• Ci sono dipendenti nell’azienda che non hanno accesso a Salesforce ma hanno comunque bisogno di visualizzare o archiviare documenti?
• Voglio avere accesso a tutti i documenti rilevanti di un cliente, anche se non sono stati creati o memorizzati in Salesforce?
• Devo rispettare i requisiti legali quando conservo ed elaboro i documenti?
• Voglio estendere il mio Salesforce con vere funzionalità DMS?
• Voglio che i miei dipendenti siano in grado di lavorare in modo più efficiente e veloce con Salesforce?

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