Rivoluzione nella comunicazione aziendale - integrazione di DMS e Microsoft Teams
Un virus ha cambiato il mondo del lavoro
Strumenti come Microsoft Teams, Zoom o Slack hanno trovato la loro strada in quasi tutte le aziende in pochissimo tempo. Il prodotto Microsoft in particolare è molto apprezzato grazie alla sua integrazione nella diffusissima suite Office. I team moderni comunicano in chat anziché tramite e-mail, le riunioni spesso si svolgono a distanza, le funzioni dei social media come le “emoji” danno nuovo slancio al mondo del lavoro. L’uso di tali strumenti apre molte nuove possibilità nella moderna comunicazione aziendale.
condividere documenti da d.velop documents in Teams
Molti dei Suoi documenti aziendali sono già archiviati in maniera strutturata nel sistema d.velop documents.
Questi documenti spesso sono richiesti anche nei processi di comunicazione all’interno dei MS-Teams.
Grazie all’integrazione tra d.velop documents e Teams, come mostrato nella figura qui a fianco, i documenti da d.velop documents possono essere condivisi in MS-Teams con un semplice click.
Importante: non vengono create copie dei documenti, ma vengono condivisi i collegamenti. Ciò garantisce che le versioni dei documenti sono originali e attuali e che i documenti sono archiviati e ritrovabili centralmente in un’unica ubicazione!
Fig. 1: I documenti ricercati possono essere condivisi direttamente in Teams utilizzando il pulsante Teams.
Rendere disponibili i documenti da d.velop documents in Teams
Al contrario, l’integrazione tra d.velop documents e MS-Teams offre la possibilità agli utenti di ricercare e visualizzare comodamente e facilmente i documenti richiesti da d.velop documents all’interno dei canali di Teams.
È possibile utilizzare tutte le opzioni di ricerca note e consolidate (ricerca metadati, ricerca full text, navigazione nelle cartelle, ecc.).
Fig. 2: I documenti di d.velop documents possono essere ricercati e visualizzati direttamente nei canali Teams
Il contesto fa la musica
Una ricerca attiva dei documenti direttamente nei canali Teams (come spiegato nella sezione precedente) è assolutamente utile.
Ancora più efficiente e conveniente per gli utenti è la possibilità di visualizzare documenti e file da d.velop documents in modo completamente automatico e in relazione al contesto in Teams, senza che l’utente esegua attivamente azioni in d.velop documents.
Così, per esempio, possono essere visualizzati automaticamente nei canali di Teams, i file associati del cliente, del fornitore, del progetto o del personale da d.velop documents.
Fig. 3: Visualizzazione automatica nel contesto di una cartella cliente nel canale di Teams del cliente
Creare, controllare ed eseguire processi
L’archiviazione digitale strutturata dei documenti e l’accesso efficiente ad essi, nel frattempo, è una cosa ovvia quando si utilizza d.velop documents.
La nostra integrazione in Microsoft Teams Le offre anche la possibilità di poter accedere direttamente a tutte le funzioni di workflow e gestione dei processi aziendali di d.velop documents in Teams.
In questo contesto, gli utenti possono partecipare ai processi aziendali stabiliti (come la delibera di fatture in entrata, richieste trasferte o ferie, note spese, acquisti, ecc.), senza dover lasciare MS-Teams.
I documenti richiesti nei processi sono disponibili premendo un pulsante, proprio come gli utenti sono abituati dal sistema d.velop documents.
Fig. 4: I processi del sistema d.velop documents possono essere creati, eseguiti e monitorati direttamente all’interno dei team
Tutta la potenza del DMS in Teams
Oltre alle funzioni già citate, tutte le funzioni del mondo d.velop documents sono a disposizione degli utenti grazie alla perfetta integrazione tra MS-Teams e d.velop documents.
Il cockpit integrato in MS-Teams offre il punto di ingresso corrispondente. Alcuni esempi sono l’archiviazione e la memorizzazione diretta di documenti, la firma digitale, l’integrazione in DocuSign, la scansione di documenti ecc.
Ciò significa che d.velop documents e Teams si fondono per formare una piattaforma moderna di digitalizzazione e comunicazione che ispira gli utenti e semplifica il lavoro efficiente e distribuito.
Fig. 5: Tramite l’integrazione diretta dell’interfaccia in Teams, tutte le funzioni DMS sono completamente disponibili e senza restrizioni
Saremo lieti di consigliarvi su tutti gli aspetti dell’interazione tra d.velop documents e i team Microsoft. Non esitare e contattaci!
