I fascicoli digitali sono l’inizio perfetto per la digitalizzazione:
Sostituiscono il vostro archivio cartaceo, rendono più liberi i vostri dipendenti e sono la base per la digitalizzazione di tutti i processi aziendali.
Con l’aiuto dei fascicoli digitali, i documenti e i file appartenenti (per esempio foto, film) vengono uniti.
I fascicoli digitali possono essere creati per tutte le esigenze e diversi rami commerciali. L’uso dei file è molteplice: dai file d’ordine ai file di approvazione…
Come funziona?
Tutti i documenti che arrivano alla vostra azienda o organizzazione vengono direttamente memorizzati centralmente nell’archivio digitale (nel caso di e-mail e documenti creati digitalmente) o dopo la scansione (nel caso di documenti cartacei).
La particolarità è che il sistema legge i nuovi documenti scannerizzati o aggiunti in modo completamente automatico, e li dispone nei fascicoli digitali già esistenti sulla base di queste informazioni. Se non esiste ancora nessun file, i nuovi file vengono creati automaticamente sulla base delle proprietà riconosciute senza che voi dobbiate intervenire.
I vantaggi di un archivio digitale
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Maggiore trasparenza
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Facile da utilizzare
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Archiviazione semplice
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Collegamento di documenti e file
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Panoramica completa grazie all’archiviazione centralizzata dei dati
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Lavorare da remoto
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Tempi di ricerca ridotti
I miei documenti in fascicoli digitali sono al sicuro?
I fascicoli digitali di d.velop sono molto più sicuri del tuo schedario.
Lavorare con fascicoli digitali non è solo più comodo e veloce per voi, ma anche molto più sicuro. Con un sofisticato concetto di diritti, vi assicurate che solo i dipendenti autorizzati possano visualizzare e modificare file e documenti.
Specialmente con i dati confidenziali come i file del personale o i file dei contratti, la gestione digitale dei file assicura più sicurezza e conformità con i requisiti legali di conservazione.
Fascicolo di personale
Il fascicolo personale digitalizza e automatizza i processi del personale e porta una maggiore trasparenza nei processi del personale, un accesso controllato dai diritti ai dati del personale, una migliore capacità di informazione e il controllo delle fasi di lavoro in qualsiasi momento in un’interfaccia chiara e gestibile in modo intuitivo.
Fascicoli di progetto
I fascicoli di progetto sono adatti per la presentazione trasparente dei progetti, l’accesso in qualsiasi momento indipendentemente dal luogo e dal dipartimento, l’archiviazione veloce, semplice e automatizzata dei documenti, la ricerca user-friendly, combinata con accesso e autorizzazioni secondo regole definite.
Fascicoli elettronici
I file elettronici, più adatti alla pubblica amministrazione, possono essere utilizzati per le ricerche veloci, per una migliore informazione dei cittadini e per il lavoro trasversale. Inoltre, tutti i file vengono memorizzati automaticamente nell’archivio digitale e possono essere ricercati da qualsiasi persona autorizzata.
Approfondisca ulteriormente sul tema fascicoli digitali nella nostra brochure del prodotto (disponibile solo in lingua inglese):
