Digitale Akten stellen den perfekten Start in die Digitalisierung dar:
Sie lösen Ihr Papierarchiv ab, entlasten Ihre Mitarbeiter und sind die Basis für die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen.
Mit Hilfe von digitalen Akten fassen die Dokumente und Dateien (z.B. Fotos, Filme) zusammen, die fachlich zusammengehören.
Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten.
Wie funktioniert das Ganze?
Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt.
Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen.
Die Vorteile eines digitalen Aktenarchivs
- Größere Transparenz
- Einfach in der Anwendung
- Einfache Ablage
- Verknüpfung von Dokumenten und Akten
- Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
- Standortübergreifendes Arbeiten
- Reduzierter Suchaufwand
Sind meine Dokumente in digitalen Akten überhaupt sicher?
Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.
Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer. Mit einem ausgefeilten Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können.
Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.
Personalakte
Die Personalakte digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und bringt Ihnen höhere Transparenz in Personalprozessen, rechtegesteuerten Zugriff auf Personaldaten, bessere Auskunftsfähigkeit, Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und jederzeitige Kontrolle von Arbeitsschritten in einer übersichtlichen und intuitiv handhabbaren Oberfläche.
Projektakte
Die Projektakte eignet sich für die transparente Darstellung von Projekten, jederzeitigen Zugriff unabhängig von Standort und Abteilung, nahtlose Integration in Fachverfahren, schnelle, einfache und automatisierte Ablage von Dokumenten, anwenderfreundliche Suche, kombiniert mit Zugriff & Berechtigungen gemäß definiertem Regelwerk.
e-Akte
Die e-Akte, geeignet für die öffentliche Verwaltung, überzeugt mit einer nahtlosen Integration in Fachverfahren, schnelle Recherche, bessere Bürgerauskunft und standortübergreifendes Arbeiten. Zudem werden alle Akten automatisch im digitalen Archiv abgelegt und können anschließend von jedem Berechtigten recherchiert werden.
