Der Südtiroler Hoteliers- und Gastwirteverband (HGV)
Als Dienstleister für die Südtiroler Hotellerie und Gastronomie bietet der Hoteliers- und Gastwirteverband (HGV) vielfältige Serviceangebote wie Steuer-, Personal- und Unternehmensberatung, sowie Rechtsberatung und Beratung inklusive Tools für mehr Online-Sichtbarkeit. Der HGV zählt rund 5.000 Mitglieder, welche etwa 90% der Südtiroler Hoteliers und Gastwirte ausmachen.
Die Abteilung Personalberatung kümmert sich größtenteils um Fragen zu Anstellungsmöglichkeiten und Lohnabrechnungen. Der zuverlässige Dienst der Lohnberechnung, welcher jährlich etwa 220.000 Lohndokumente produziert, garantiert die korrekte Umsetzung aller gesetzlichen Vorschriften wie zum Beispiel die verpflichtenden Meldungen an das NISF/INPS, die Agentur der Einnahmen und weitere öffentliche Körperschaften.
Die Herausforderungen
Vor der Einführung der d.velop postbox wurden sämtliche Lohndokumente in Papierform ausgehändigt. Damit verbunden war ein hoher Aufwand, sowohl in Form von Papier- und Druckkosten als auch von personellen Ressourcen. Die Zustellung erfolgte nämlich in zwei Schritten, der HGV übermittelte die monatlichen Lohnunterlagen zuerst an seine Mitgliedsbetriebe, welche die Dokumente dann an ihre Mitarbeiter aushändigten. Neben den hohen Prozesskosten war auch die Zustellungsdauer ein problematischer Faktor.
Ziel des Projekts war die Einführung eines vollkommen digitalen, automatischen und gesicherten Zustellungsprozesses für Lohndokumente aller Art, in Form einer mobilen App für Smartphones.
Eine primäre Anforderung war das schnelle Roll-Out, da das Projekt in weniger als 3 Monaten umgesetzt werden sollte. In dieser Zeit musste die technische Implementierung des gesamten Zustellprozesses abgeschlossen werden und die App betriebsbereit sein. Eine weitere Herausforderung für den erfolgreichen Online-Gang war es, jedem einzelnen Mitarbeiter der Mitgliedsbetriebe des HGV innerhalb kürzester Zeit den Zugang zur App gesichert zur Verfügung stellen. Dieser so genannte Onboarding-Prozess durfte aber nicht nur als einmaliger Vorgang realisiert werden. Da in der Tourismusbranche und bedingt durch die Saisonalität eine vergleichsweise hohe Personalfluktuation vorherrscht, musste der Onboarding-Vorgang als dauerhafte Funktionalität konzipiert werden.
„Zwei Partner, die all unsere Wünsche und Anforderungen in dieser kurzen Zeitspanne erfüllen können, haben wir in der d.velop AG als Hersteller von d.velop postbox und in der Alpin GmbH als lokalen Implementierungspartner gefunden“, betont Wilfried Albenberger, Abteilungsleiter Personalberatung beim HGV.
d.velop postbox - Einsatz beim Hoteliers- und Gastwirteverband Bozen (HGV)
Grundlage der Lösung für die digitale Lohndokumentzustellung
Im Zentrum des digitalen Gehaltszettels steht d.velop postbox. Die App läuft auf den Android- und iOS-Smartphones der Mitarbeitenden und arbeitet wie ein virtueller Posteingang. Die Personalabteilung des HGV kann mit dieser Lösung PDF-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Einkommensbescheinigung (CU), Arbeitsverträge und beliebige weitere Lohnunterlagen digital zustellen. Eine vorhandene Schnittstelle zum ECM-System d.velop documents ermöglicht eine vollkommen automatisierte Massenübermittlung der Dokumente.
Projektumsetzung
„Die Veröffentlichung der App ist ein nicht zu unterschätzender Faktor“ betont Benjamin Marsoner, ECM Consultant bei der Alpin GmbH. „Führen die App-Store-Betreiber doch sehr genaue Prüfungen der zu publizierenden Apps durch und Verweigern bei Mängeln mitunter auch die Freigabe. Die Erfahrung der d.velop hat uns ermöglicht, diesen Vorgang in kurzer Zeit abzuschließen.“
Das Onboarding und damit die Aktivierung der mehr als 20.000 Accounts für die Mitarbeiter der HGV-Mitgliedsbetriebe stellte aus logistischer Sicht die größte Herausforderung dar. Für diesen Vorgang wurde eine Dokumentation zur Installation und Aktivierung der App verfasst und den Mitarbeitern per E-Mail zur Verfügung gestellt. „Es war uns von vorherein bewusst, dass wir aufgrund der hohen Anzahl an Benutzern keine individuelle Unterstützung für die Installation und Aktivierung der App geben konnten. Der von d.velop konzipierte Vorgang erlaubte es den Mitarbeitern, den gesicherten Zugang zur App mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung in Self-Service-Modalität komplett autonom durchzuführen“ erklärt Marsoner.
Parallel dazu wurde mit den technischen Arbeiten zur Automatisierung der Dokumentzustellung begonnen. „Die Konfiguration zwischen dem hausinternen Dokumentenmanagement-System d.velop documents (vormals d.3ecm), welches beim HGV bereits seit Jahren als internes digitales Archiv für die zu verteilenden Lohndokumente dient, und der d.velop postbox funktionierte reibungslos, dank der standardisierten Schnittstelle zwischen beiden Softwareprodukten“, ergänzt Marsoner.
Ergebnisse in kürzester Zeit
„Die Kompetenz, Schnelligkeit und Flexibilität unserer beiden Projektpartner hat es uns ermöglicht, die Ziele des Projekts in der geplanten Zeit von nur 3 Monaten vollständig zu erreichen“, unterstreicht Wilfried Albenberger.
Der gesicherte Zustellungsprozess für Lohndokumente findet vollkommen automatisiert und digitalisiert statt, die damit erzielten Kosteneinsparungen sind beeindruckend. Einmal zugestellte Dokumente bleiben zudem in der App des jeweiligen Mitarbeiters verfügbar, auch in der Zeit nach einer eventuellen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Damit ist der Mitarbeiter im Besitz all seiner historischen Lohndokumente. Aufwändige Rückfragen beim Arbeitgeber und beim HGV gehören der Vergangenheit an. Bereits mit dem ersten monatlichen Versand wurden die Lohndokumente für mehr als 7000 Mitarbeiter digital zugestellt, jährlichen werden damit mehr als 125.000 Seiten übermittelt.
Die Mitarbeiter in der Abteilung Personalberatung des HGV können sich mittels Statusübersicht jederzeit einen Überblick über die Accounts sowie die ausgelieferten Dokumente verschaffen. Neben der Massenzustellung von Dokumenten ist auch die ad-hoc-Zustellung von Dokumenten an Mitarbeiter eines einzelnen Mitgliedsbetriebes komfortabel möglich. Ein Ausbau des Systems für die Zustellung von weiteren Unterlagen wie Informationen zu den Arbeitsverträgen, mysanitour+, sowie Weiterbildungskalender ist angedacht.
Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung auf einen Blick
- Arbeitszeit für Drucken und Aushändigen gespart
- Kosten für Papier gespart
- Umweltbilanz verbessert
- Sichere Zustellung von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen
- Neue Möglichkeit, interne Informationen zuzustellen
- Individualisierungsmöglichkeiten: Web-Branding, Branding der E-Mail-Benachrichtigungen und Whitelabel-App
- Kurze Einführungszeit
- GDPR-konformer Speicherort
- Hohe IT-Sicherheit durch Verschlüsselung von Daten (AES 256-Bit) geschützt
