Leistung rauf – Kosten runter
Vorgänge vereinfachen und automatisieren
Ob Eingangspostverarbeitung, E-Mail-Management oder Eingangsrechnungsverarbeitung: Ein effizienter Umgang mit Dokumenten ohne eine leistungsstarke Scanlösung ist heute kaum noch vorstellbar. Denn automatisches Scannen und automatisches Klassifizieren gehört inzwischen zu den zentralen Funktionen eines aktuellen Enterprise Content Managementsystems.
Die Digitalisierung und Klassifizierung Ihrer Papierdokumente (Rechnungen, Lieferscheine und ergänzende Dokumente wie Begleitschreiben) ermöglicht Prozessautomatisierungen, die alle Informationen überall und jederzeit verteilbar, einsehbar und kontrollierbar machen. Die damit einhergehende automatische Zuordnung zu den jeweiligen Geschäftsfällen garantiert Ihnen mehr Prozesssicherheit. Und Dokumente sind revisionssicher archiviert.
Diese digitale Archivierung ist dabei allerdings nur dann effizient, wenn die betreffenden Dokumente nach ihrem schnellen und einfachen Scannen automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden können. Dazu müssen die Belege digitalisiert, die Art des Dokuments erkannt und relevante Daten zuverlässig ausgelesen werden.
Ist das der Fall, erübrigt Ihnen die digitale Archivierung eine umständliche manuelle Verschlagwortung, minimiert die Fehleranfälligkeit, verkürzt die Durchlaufzeiten und unterstützt Ihre Mitarbeiter so bei der Abwicklung von Routineaufgaben.
Das alles spart nicht nur Platz, sondern auch bares Geld. Und es macht Ihr Unternehmen schlagkräftiger und damit wettbewerbsfähiger.
Einfache Anwendung
scannen und klassifizieren
Die d.velop Lösung Scannen und Klassifizieren bereitet eingehende Dokumente und sogar E-Mails für die automatische vorgangsorientierte Ablage im digitalen Archiv vor.
Beim Scan- und Klassifizierungstool von d.velop spielt es keine Rolle, ob Dokumente, die Ihr Unternehmen auf dem Postweg erreichen, einzeln oder gestapelt digitalisiert werden: Das Modul unterstützt alle denkbaren Szenarien.
Parallel zum Scannen überprüft eine intelligente Volltexterkennung (OCR-Erkennung) automatisch die eingescannten Dokumente, liest zuverlässig alle relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten aus und automatisiert damit auch weitgehend deren Attribuierung. Die automatische Validierung gegen bereits vorhandene Stammdaten erhöht dabei die Erkennungsgenauigkeit und sorgt so für eine sichere Klassifizierung.
Anhand der ermittelten Daten werden neu hinzugefügte Dokumente direkt dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und – der individuellen Ablagestruktur Ihres Unternehmens entsprechend – langfristig und revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Von dort aus stehen sie Ihnen in Ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung: Sie können sie also ohne Medienbruch direkt weiterverarbeiten.
Das alles gilt übrigens nicht nur für Papier-, sondern auch für (z. B. via Textverarbeitung) elektronisch erstellte Dokumente sowie für E-Mails.
