Rechtssichere Archivierung bei Siebenförcher
10.09.2014 | Enterprise Content Management
Starker Partner fürs Dokumenten-Management
Die rechtssichere Archivierung und elektronische Fakturierung unterliegt nach der italienischen Gesetzgebung strengen Reglementierungen. Seit Jahren unterstützt das Bozner Unternehmen Alpin GmbH private Firmen und öffentliche Körperschaften mit zugeschnittenen Dokumenten-Management-Softwarelösungen.
Die digitale Verwaltung sämtlicher Firmendokumente erspart Unternehmen das aufwändige Versenden und Archivieren von Schriftstücken in Papierform. Dieses elektronische Dokumenten-Management bedarf einer speziellen Software, den Dokumenten-Managementsystemen.
Seit mehr als zehn Jahren arbeitet die 1999 gegründete Alpin GmbH im Bereich Dokumenten-Management- und E-Commerce-Lösungen mit Spezialisierung auf dem Gebiet der rechtssicheren Archivierung und elektronischen Fakturierung. Viele Südtiroler Unternehmen hat der Spezialist mit seinen professionellen Lösungen bereits überzeugt. Vom Kleinunternehmer, über mittelständische Firmen bis zu den wirtschaftsstärksten Unternehmen des Landes, für jeden werden zugeschnittene Pakete für Softwarelösung, Customizing, Wartung und Support angeboten. Das Arbeiten mit Dokumenten-Managementsystemen erspart nicht nur bürokratischen Aufwand bei der Fakturierung und somit viel Zeit, sondern gibt den Nutzern auch Rechtssicherheit durch die registrierte Zustellung der Dokumente und Rechnungen und der damit verbundenen Einhaltung der Zahlungsfristen.
Sicherheit durch innovative und komplette Lösungen
Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und ein rasches Reagieren auf steigende Anforderungen und neue gesetzliche Regelungen sind eine der Stärken von Alpin. Darauf vertrauen auch die Kunden: Zu ihnen zählt die Firma Siebenförcher G.u.T & Co. OHG, die seit langem den Service von Alpin in Anspruch nimmt. Durch die Einführung des Dokumenten-Management-Systems „d.velop documents“ konnte G.Siebenförcher beispielsweise in kürzester Zeit auf die neue gesetzliche Anforderung der sicheren PEC-Mail-Zustellung von Ausgangsrechnung im Lebensmittelsektor reagieren.
Der Spezialist für Fleisch- und Wurstwaren in Südtirol verbindet traditionelles Handwerk mit modernster Technik. Innovative Methoden der Verarbeitungen sowie hohe gesetzliche Anforderungen bezüglich des Qualitätsstandards, der Rückverfolgbarkeit über alle Produktionsstufen und -abläufe, die Einhaltung der Lieferzeiten, allgemeine Zuverlässigkeit und ein konkurrenzfähige Marktpräsenz erfordern moderne Technologien, die nun auch dazu beitragen, interne Prozesse im Unternehmen optimal zu analysieren und kontinuierlich weiter zu entwickeln.
Das mit der Firma Alpin eingeführte „d.velop documents“-System gehört zu den marktführenden Dokumenten Management-Systemen Europas. Es deckt ein breites Spektrum von buchhalterischen und verwaltungsinternen Aufgaben ab, unter anderem die digitale Archivierung, die Eingangsdokumentenverarbeitung, das Scannen und Klassifizieren, die Arbeitsprozessoptimierung und deren Automatisierung mit Workflows, das E-Mail Management, die Verwaltung digitaler Akten und zahlreiche mobile Lösungen für unterwegs. Dabei ist stets auch die Anbindung an führende ERP-Software Systeme und Office Lösungen möglich.
Innovatives Traditionsunternehmen
Seit mehr als 80 Jahren steht der Name G.Siebenförcher für Qualität und Traditionshandwerk der Spitzenklasse. Im Jahr 1930 gründete Gottfried Siebenförcher seinen Metzgerbetrieb unter den Meraner Lauben. In den 70er Jahren übernahm sein Sohn Gottfried das Geschäft und richtete eine wegweisende Produktionsstätte in Untermais ein. Mit Eintritt der Kinder ins Unternehmen wuchs der Betrieb, so dass in den 90er Jahren weiter ausgebaut wurde.
Im Jahr 2008 wurde das Verwaltungs- und Logistikcenter in Gargazon in Betrieb genommen, von wo aus heute feinste Fleisch- und Wurstwaren, sowie die handwerklich hergestellten Speck- und Schinkenspezialitäten nicht nur an Südtirols Feinkosthändler, Gastronomen und Großkunden verteilt werden.
Welche Erwartungen und Anforderung verbanden Sie mit der Einführung des Dokumenten-Managementsystemen (DMS)?
Barbara Siebenförcher: Das Wichtigste war die digitale Archivierung der Ausgangslieferscheine und Rechnungen. Mit ca. 150.000 Ausgangslieferscheinen plus 20.000 Rechnungen pro Jahr wurde das Archiv immer voller. Die Anforderung war also klar, und natürlich sollte eine einfache Benutzeroberfläche helfen, die Dokumente immer schnell zu finden. Zudem wollten wir den italienischen Gesetzgebungen bzgl. digitaler Archivierung von Rechnungen nachkommen. Gleichzeitig leistet das Unternehmen somit seinen aktiven Beitrag für die Umwelt: Der Papierverbrauch ist stark gesunken.
Warum haben sie sich für die Softwarelösung „d.velop documents“ entschieden?
„d.velop documents“ ist ein sehr modulares Produkt, das schrittweise im Betrieb eingeführt und erweitert werden kann. Auch die Professionalität und das Wissen der Firma Alpin in diesem Bereich hat uns überzeugt.
Welches waren die ersten Schritte, welche zusammen mit der Alpin umgesetzt wurden?
Zuerst erfolgte die Archivierung der Ausgangslieferscheine und Ausgangsrechnungen inkl. Anbindung unseres ERP-Systems, danach folgte die Einführung der „archiviazione sostitutiva“ und der automatisierte digitale Rechnungsversand via PEC-Mail.
Verfolgen Sie weitere zukünftigen Projekte mit „d.velop documents“?
Wie streben die E-Mail-Archivierung, eine Optimierung des Buchhaltungswesen und weitere Schritte in Richtung „papierloses Büro“ an, um weitere effektive umweltfreundliche Akzente zu setzen. Auch eine digitale Lohnabwicklung könnte in Zukunft in Betracht gezogen werden.
In welchen Abteilungen wird das Dokumenten-Management-System „d.velop documents“ im Unternehmen verwendet?
Wir setzen es heute im Rechnungswesen, Verkauf und in der Buchhaltung ein.
Konnten Sie seit der Einführung von „d.velop documents“ konkrete Einsparungen bei den Kosten und Zeitaufwand feststellen?
Vor allem beim digitalen Rechnungsversand sind die Vorteile enorm. Rund 10-20 Prozent weniger Zeitaufwand bedeutet eine beachtliche Senkung der Kosten. Außerdem
wird sehr viel an Archivplatz gespart, denn Ausgangsrechnungen und -lieferscheine werden nicht mehr in Papierform aufbewahrt.
