Revisionssicher und rechtskonform
Bringen Sie zusammen, was zusammen gehört.
Über achtzig Prozent der geschäftsrelevanten Korrespondenz läuft heutzutage über E-Mail. Das modulare d.velop E-Mail-Management hilft Ihnen, diese enorme Informationsmenge in Ihrem Unternehmen clever und effizient zu bewältigen. E-Mail-Management von d.velop integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail-Client. Die E-Mails werden so mit allen übrigen im digitalen Archiv gespeicherten Daten verknüpft. Auf diese Weise haben Sie zu einem bestimmten Vorgang nicht nur die E-Mails, sondern auch alle übrigen Daten einfach und schnell im Blick. Das E-Mail-Management von d.velop ist damit weit mehr als die Archivierung Ihrer elektronischer Post.
Vorteile der E-Mail-Archivierung
- Daten und Dokumente werden rechtssicher archiviert.
- Postfächer werden entlastet und der Speicherbedarf sowie die Speicherkosten reduzieren sich erheblich.
- E-Mail stehen unternehmensweit zur Verfügung und werden automatisch zu zugehörigen Akten zugeordnet.
- Durch die automatische Dublettenprüfung werden E-Mails nur einmal archiviert – somit wird Speicherplatz gespart
- Dank der Verbindung zum ECM-System können Sie bereits gelöschte E-Mails in der Dokumentenverwaltung finden oder kontextbezogen auf digitale Akten, Informationen (z.B. Belege aus Ihrem ERP-System) oder Prozesse zugreifen.
Einfach. Schnell. Flexibel.
E-Mail-Management
Ob Informationsmanagement, digitale Akten oder Prozessoptimierung und -automatisierung: Das E-Mail-Management von d.velop bietet Ihnen eine Fülle von Funktionen, die Ihnen die tagtägliche Arbeit spürbar erleichtern und diese sehr viel effizienter gestalten. Da sich alle Funktionen nahtlos in die Oberfläche Ihres E-Mail-Clients integrieren, können Sie Geschäftsprozesse direkt aus dem Client starten, im Archiv nach digitalen Akten suchen, deren Inhalte bearbeiten bzw. sie als Informationsquelle für schnelle Entscheidungen oder als Ablageort verwenden. Dank des modularen Aufbaus können Sie die Archivierung von E-Mails dabei exakt Ihren individuellen Anforderungen anpassen.
Ablauf
E-Mail-Management
Höhere Effizienz. Geringere Kosten.
E-Mail-Management
Bei der vorgangsbezogenen Archivierung lassen sich die ein- und ausgehenden E-Mails sowohl anhand direkter als auch indirekter Eigenschaften und entweder per Hand oder automatisch in die jeweilige digitale Kunden-, Lieferanten-, Projekt-Akte einsortieren. Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. d.velop E-Mail-Management verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Notes-Datenbanken. Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung und Checkout/-in, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office und kann sich so Ihrem Unternehmen nahtlos anpassen. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz. Und sollten die Anforderungen steigen, lässt sich das digitale Archiv ganz einfach skalieren.
