Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen kostet Zeit und Geld. Verzögerungen führen zu verpassten Skontofristen und fehlender Transparenz über den Bearbeitungsstatus.
Mit digitaler Rechnungsverarbeitung optimieren Sie Ihre Prozesse und profitieren von:
- Schneller Rechnungsprüfung
- Reibungslose Integration in Ihre Systeme
- Sicherer Archivierung
Hier erfahren Sie, wie die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert und wie sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert.
Die Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung
1. Import der Rechnung
Die digitale Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Eingang der Rechnungen im Unternehmen. Falls diese in Papierform vorliegen, werden sie zunächst über einen Scanner erfasst und als PDF gespeichert. Digitale Rechnungen, beispielsweise im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD, müssen lediglich in die Software übernommen werden.
Dies kann entweder durch manuelle Ablage oder über automatisierte Schnittstellen wie E-Mail-Postfächer erfolgen.
2. Automatische Klassifizierung der Eingangsrechnung
Im nächsten Schritt wird die Rechnung durch die Software erfasst und analysiert. Dabei kommt eine Texterkennungstechnologie (OCR) zum Einsatz, um wichtige Inhalte wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge zu extrahieren. Diese Daten werden mit den hinterlegten Stamminformationen abgeglichen.
Moderne Systeme erkennen zudem länderspezifische Formate und können dank künstlicher Intelligenz kontinuierlich lernen, um die Erkennungsgenauigkeit zu verbessern.
3. Ausführung des Freigabeworkflow
Die Rechnung wird anschließend dem zuständigen Bearbeiter oder der zuständigen Bearbeiterin zugewiesen. Automatische Prüfmechanismen kontrollieren, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind. Ebenso erkennt das System doppelte Rechnungen, sodass Mehrfachverarbeitung vermieden wird. Nach der inhaltlichen Prüfung wird die Rechnung an die verantwortliche Person zur Freigabe weitergeleitet. Danach erfolgt die buchhalterische Kontierung. Der digitale Workflow sorgt für eine schnelle und regelkonforme Freigabe:
- Dubletten-Prüfung verhindert doppelte Erfassung
- Individuell anpassbare Freigabeprozesse nach Ihren Anforderungen
- 3-Way-Match zur automatisierten Prüfung von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten
- durch einen übersichtlichen Fälligkeitenmanagement und der Skontoampel haben Sie jederzeit alle Skontofristen im Blick
4. Übergabe an das ERP-System
Nach Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses werden die erfassten Daten an das Buchhaltungssystem übergeben. Dafür existieren Schnittstellen zu verschiedenen ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics.
In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System können Rechnungen zudem digital archiviert und als „bearbeitet“ markiert werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Rechnungen verarbeitet und bezahlt wurden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Zeitersparnis
- Schnellere Rechnungsprüfung und reduzierte Bearbeitungszeiten
- Wegfall manueller Dateneingabe
Transparenz
- Jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus
- Sichere Ablage aller Kommentare und Schriftwechsel
Direkte Integration
- Anbindung an bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen
- Direkte Verbindung mit Bestellwesen und Buchhaltung
Flexibel anpassbare Workflows für Ihr Unternehmen
Jede Organisation hat individuelle Anforderungen. Deshalb lassen sich Freigabeprozesse anpassen:
- Verschiedene Freigabeläufe nach dem 4-Augen-Prinzip
- VIP-Rechnungen mit direkter Freigabeoption
- Detailliertes Workflow-Verlaufsprotokoll für maximale Nachvollziehbarkeit
Setzen Sie auf digitale Rechnungsverarbeitung und optimieren Sie Ihre Abläufe – für mehr Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Wir beraten Sie gerne!
