Bauexpert GmbH entscheidet sich für die Alpin GmbH und d.velop documents
21.10.2006 | Enterprise Content Management
Die Firma Bauexpert GmbH hat sich für das Enterprise-Content-Management-System d.velop documents und die Firma Alpin GmbH als Implementierungspartner entschieden. Im ersten Projektschritt erfolgt die vollständige Integration der ERP-Software “ERGO” der Firma Replica mit d.velop documents, sowie die revisionssichere digitale Archivierung der Dokumente konform zur italienischen Gesetzgebung ( “conservazione sostitutiva” ).
Ein weiterer Schwerpunkt des Projekts ist die vollautomatisierte Archivierung sämtlicher Ausgangslieferscheine und -rechnungen, sowie die Erfassung und automatische Verarbeitung von Eingangsbelegen. Dank des Einsatzes von d.velop documents stehen sämtliche archivierten Belege in Sekundenbruchteilen allen Mitarbeitern sowohl im Hauptsitz als auch in alle Filialen des Unternehmens zur Verfügung.
In zeitnah folgenden Projektschritten werden die umfangreichen Funktionalitäten des d.velop documents Systems in weitere Bereiche des Unternehmens ausgedehnt und somit die enormen Potenziale von abteilungs- und applikationsübergreifenden Prozessen genutzt.
“conservazione sostitutiva” in der Praxis!
Die hohen Papier- und Druckkosten und vor allem aber der fehlende Archivplatz für die Aufbewahrung der großen Menge an Papierdokumenten waren die Gründe für die Einführung der rechtssicheren digitalen Archivierung bei der Bauexpert GmbH mit Sitz in Bruneck.
Daher wurde im Frühjahr 2006 der Entschluss gefasst, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen, um in einer ersten Projektphase die gesamten Ausgangsdokumente und in einer zweiten Projektphase die Eingangsdokumente digital zu archivieren. Nach einer intensiven Auswahlphase hat sich das innovative Unternehmen im Sommer 2006 für die Dokumenten-Management-Software “d.velop documents” und den Implementierungspartner Alpin GmbH entschieden. “Ausschlaggebend für unsere Auswahl waren die umfangreiche Funktionalität des Produkts d.velop documents sowie die Kompetenz eines lokalen Partners” betont Alex Oberleiter, IT-Verantwortlicher der Bauexpert GmbH.
Die Implementierungsdauer des Dokumenten-Management-Systems bei der Bauexpert GmbH hat drei Monate Zeit in Anspruch genommen und mit Jänner 2007 konnte der Betrieb der digitalen Archivierung planmäßig aufgenommen werden. “Die problemlose Einführung des DMS, die kurze Einschulungsdauer der Mitarbeiter aufgrund der einfachen Bedienbarkeit der Software und der enorme Zeitgewinn durch schnelles Finden von Dokumenten, haben unsere Entscheidung im Nachhinein vollends bestätigt”, unterstreicht Oberleiter.
Neben der Installation und Implementierung des DMS Systems entwickelte Alpin aber auch das vollständig in “d.velop documents” integrierte Modul “d.sign” für die rechtssichere Archivierung. Dieses Modul ist konform zur italienischen Gesetzgebung und erfüllt sämtliche Vorgaben in Bezug auf die digitale Unterschrift (firma digitale), das digitale Zeitstempelverfahren (marcatura temporale) sowie den gesamten Prozess der digitalen Archivierung (processo di conservazione sostitutiva).
