Alpin : Partner der VI.P mit dox42-Projekt
10.10.2019 | Enterprise Content Management
Alpin : Partner der VI.P mit dox42-Projekt
Im Zuge der Digitalisierung und Nutzung der technologischen Möglichkeiten und vor allem mit Blick auf Nachhaltigkeit, wurde die Firma Alpin beauftragt vor allem manuelle Tätigkeiten soweit wie möglich durch Automatisierung zu ersetzen. Weiteres sollten dabei auch der Papierverbrauch sowie der Aufwand beim Post-Versand verringert werden.
Der Verband der Vinschgauer Produzenten für Obst und Gemüse (kurz VI.P) ist eine Erzeugerorganisation mit sieben Mitgliedsgenossenschaften und damit der Zusammenschluss von insgesamt 1.700 Produzenten im Vinschgau. Diese Produzenten erhalten als Mitglieder der jeweiligen Genossenschaft periodische Rundschreiben. Zudem werden ihnen laufend individuelle Mitteilungen und personalisierte Dokumente von den Genossenschaften und vom Erzeugerverband VI.P zugesandt. Bisher geschah der Versand dieser Dokumente jedoch größtenteils auf dem Postweg, teilweise per Email. Die Erstellung der individuell zugeschnittenen Informationen sowie der Versand wurden größtenteils manuell erledigt, was bei der hohen Mitgliederzahl monatlich natürlich sehr viel Zeit gekostet hat.
Prozess der technischen Umsetzung:
Die Rundschreiben samt zugehörigen Informationen werden auf einer neuen SharePoint Plattform zum Download zur Verfügung gestellt. Dabei werden die automatisierbaren Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung von dox42 verwendet. Die individuellen Mitgliederdokumente werden aus dem ERP System Microsoft Dynamics AX 2012 für jedes Mitglied als PDF exportiert und mithilfe des dox42 Servers auf das SharePoint Mitgliederportal hochgeladen. Es werden mit Hilfe der dox42 Software die unterschiedlichen Dokumentarten sowie weitere Kriterien zur Kategorisierung gespeichert. In einem weiteren Schritt können die zuständigen Verwaltungsmitarbeiter in den Genossenschaften mit der dox42 Erweiterung in Microsoft Word Mitteilungen erstellen. Diese Mitteilungen enthalten neben einer kurzen Beschreibung eine kleine und übersichtliche Tabelle mit den Links auf die relevanten Dokumente der jeweiligen Mitglieder. Abschließend werden die Mitteilungen in Form einer Benachrichtigungs-Email mit einem einzigen Knopfdruck an alle Mitglieder verschickt. Aus Sicht des Produzenten funktioniert die Anwendung des neuen Mitgliederportales ganz einfach: sie erhalten eine Mail und können ihre Informationen mit einem Klick Online einsehen. Falls gewünscht kann jedes Dokument heruntergeladen und, nur mehr falls noch notwendig, ausgedruckt werden.
Schneller, einfacher und Ressourcen sparend
Durch die Zusammenarbeit von Alpin und dox42 konnte der Mitteilungs- und Informationsprozess der VI.P Genossenschaften an seine Mitglieder fast zur Gänze automatisiert werden und dabei viel Zeit bei der Erstellung und dem Versand gespart werden. Für die Produzenten selbst sind die Dokumente und Informationen dadurch schneller und einfacher zugänglich, und können jederzeit übersichtlich strukturiert im Mitgliederportal wiedergefunden und abgerufen werden. Zudem wurde durch dieses Projekt ein wertvoller Beitrag hinsichtlich Umweltschutzes und Nachhaltigkeit geleistet.
ZITAT: „Schnellere Kommunikationswege und termingerechtere Mitteilung bei den Vinschgauer Produzenten für Obst und Gemüse durch dox42 im neuen Mitgliederportal www.vip.coop/bauer“ Andreas Oberhofer, IT-Verantwortlicher VI.P
