Success Story – Heiss Fenster
18.04.2025 | Enterprise Content Management
Der Erfolg von Unternehmen hängt stark davon ab, ob sie ihr fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall zugänglich machen können. Das individuell angepasste digitale Dokumentenmanagementsystem der Alpin GmbH ist der erste Schritt zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Dank der effizienten Lösungen des IT-Unternehmens im Bereich der digitalen Archivierung und des Workflow-Managements hat der in der Sarner Handwerkstradition verwurzelte Familienbetrieb und innovative Spezialist für Fenster und Glasfassaden „Heiss Fenster“ einen weiteren großen Digitalisierungs-Impuls erhalten.
Smarte DMS-Lösung
Die projektorientierte Arbeitsweise des Handwerksunternehmens erfordert auch ein projektorientiertes DMS mit mehreren Schwerpunkten, die die Integration der Branchenlösung von Heiss Fenster ermöglicht. Dies wurde dank der Synchronisierung der im ERP integrierten Angebote, Bestellungen und Fertigungsaufträge und deren Versionierung erreicht. Die Verwaltung der Lieferanten bestellungen wurde dabei besonders stark optimiert. Alle Dokumente innerhalb des Bestellprozesses werden in einer Lieferantenbestellmaske archiviert, bei der das Lieferdatum ein zentrales Element darstellt. Mittels Suchvorlagen kann dieses komfortabel und übersichtlich abgefragt werden. Auf diese Weise liefert das System zentralisierte Informationen mit zuverlässigen Kontrollmöglichkeiten. Auch die Integration der Ein- und Ausgangsrechnungen mit der Buchhaltungssoftware hat zur Optimierung der Geschäftsprozesse beigetragen: Die Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung, ohne dass diese in die Buchhaltungssoftware einsteigen müssen. Dadurch wurden die Beschleunigung des Genehmigungsworkflows sowie erhöhte Transparenz und Kostenersparnis erreicht.
„Die Umsetzung der individuellen Anpassungen erfolgte schnell und effektiv! Dadurch konnte unser Unternehmen sofortige Verbesserungen der Prozesse erzielen“, erklärt Christine Heiss.
Arbeiten von unterwegs
Auch die mobile Erfassung von Daten auf der Baustelle mit Tablet oder Laptop wurde durch das DMS von Alpin ermöglicht. Die digitale Weiterleitung ans Büro erfolgt schnell und zuverlässig. Die Dokumentautomationssoftware dox42 (Wien) erleichtert die Vorlagenverwaltung, indem projektbezogene Unterlagen mit Daten aus ERP und DMS vorbefüllt werden. So können die Verkaufsberater relevante Informationen unterwegs direkt im System sichern. Ebenso flexibel gestaltet sich der Zugriff auf Outlook-E-Mails, welche im DMS integriert und berechtigungsabhängig gespeichert werden.
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