Success Story – Obereggen Latemar AG setzt auf digitales Vertragsmanagement
16.04.2025 | Enterprise Content Management
Bei der Organisation eines hochkarätigen Europacup-Rennens ist eine effiziente Verwaltung entscheidend, um den Überblick über alle notwendigen Schritte zu behalten, keine Fristen zu verpassen und Risiken zu minimieren. Vor allem für Unternehmen, die viele unterschiedliche Vertragstypen verwalten, ist eine umfassende Vertragsmanagement-Lösung unerlässlich. Die Obereggen Latemar AG, ansässig im Herzen der Dolomiten und Austragungsort des traditionsreichsten FIS-Ski-Europacup-Rennens – bei dem Skilegenden wie Marcel Hirscher und Alberto Tomba ihre Anfänge hatten – hat diese Herausforderung erfolgreich gemeistert: mit dem digitalen Vertragsmanagement-Tool von Alpin.
Die Herausforderung: Verlorene Fristen und manuelle Prozesse
Vor der Einführung des digitalen Vertragsmanagement-Systems von Alpin stand die Obereggen Latemar AG vor der schwierigen Aufgabe, verschiedenste Verträge manuell zu verwalten. Verträge wie Sponsoringverträge, Dienstleistungen, Lizenzen, Bankgarantien und Mietverträge lagen verstreut in unterschiedlichen Abteilungen und Ordnern. Die Kontrolle über Fristen und Fälligkeiten war mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden, und durch die manuellen Prozesse entstanden erhebliche Verwaltungskosten. Zudem fehlte ein zentraler Überblick über die Verträge und deren aktuellen Status.
Die Lösung: Alpin Vertragsmanagement
Die Lösung für diese Herausforderungen war das innovative, digitale Vertragsmanagement-System von Alpin. Durch die nahtlose Integration mit d.velop documents konnten die bestehenden Dokumente und Prozesse der Obereggen Latemar AG problemlos in das neue System überführt werden. Einige der herausragenden Funktionen, die die Effizienz des Unternehmens deutlich erhöht haben, sind:
- Fristenverwaltung: Automatische Erinnerungen an wichtige Vertragsfristen und Fälligkeiten verhindern, dass Deadlines verpasst werden.
- Digitale Vertragsakte: Eine zentrale, digitale Akte bildet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab – von der Erstellung bis zur Archivierung.
- Vertragsanlage-Assistent: Die Neuanlage von Verträgen wird durch clevere Navigation und Vorlagen vereinfacht. Stammdaten werden aus dem ERP-System übernommen, und Zugriffsrechte lassen sich einfach definieren. Jeder Zugriff wird protokolliert, um volle Transparenz zu gewährleisten.
- Outlook-Integration: Schriftverkehr und Anhänge können direkt aus Outlook abgelegt und den entsprechenden Verträgen zugewiesen werden, was die Zusammenarbeit vereinfacht.
- Signaturumlauf: Verträge können digital unterschrieben werden, auch remote, indem die relevanten Personen zur Signatur eingeladen werden.
- Schnelle Suche: Dank der Suchleiste im Dashboard können Verträge sekundenschnell gefunden werden. Filter wie Vertragsgegenstand, -art oder -partner erleichtern die Suche.
- KI-Funktionen: Ein integrierter KI-Assistent ermöglicht die interaktive Analyse von Vertragsinhalten, auch über mehrere Dokumente und Anlagen hinweg.
Erfolgsstory Obereggen Latemar AG: Ein 360°-Überblick über alle Verträge
Seit der Einführung des Vertragsmanagement-Systems konnte die Obereggen Latemar AG ihre Prozesse entscheidend optimieren. Fristen und Fälligkeiten werden jetzt automatisch überwacht, und Vertragsverlängerungen werden frühzeitig erkannt. Dies hat zu einer deutlichen Reduzierung von versäumten Deadlines geführt. Alle Vertragsdokumente sind zentral digital abgelegt, was den Zugriff für berechtigte Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen stark vereinfacht.
„Seit wir das digitale Vertragsmanagement-System von Alpin nutzen, haben wir einen vollständigen Überblick über alle unsere Verträge. Wir verpassen keine Fristen mehr und können unsere Vertragsdokumente abteilungsübergreifend effizient verwalten. Diese Lösung hat unsere Arbeitsweise revolutioniert und macht uns deutlich produktiver.“ – Benjamin Kirchmair, Obereggen Latemar AG
Alpin: Der technologische Vorreiter im Vertragsmanagement
Mit den maßgeschneiderten und intelligenten IT-Lösungen von Alpin wird die digitale Transformation für Unternehmen zum Kinderspiel. Professionelle Digitalisierung steigert nicht nur die Leistung und Effizienz, sondern minimiert auch Risiken und erhöht die Produktivität. Alpin bietet Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind, und stellt sicher, dass Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle stehen. Neben Vertragsmanagement-Lösungen entwickelt das erfahrene Team auch maßgeschneiderte Softwarelösungen für Dokumenten- und Workflow-Management sowie Web- und E-Commerce-Plattformen. Mit Alpin ist digitale Transformation einfach, smart – und macht Unternehmen zukunftssicher.
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